Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die EU-Verordnung, die regelt, wie personenbezogene Daten – einschließlich Anrufaufzeichnungen und Transkriptionen – erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen.
Die Datenschutz-Grundverordnung trat 2018 in Kraft und gilt für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bewohnern verarbeitet, unabhängig vom Unternehmensstandort. Für Telefonsysteme bedeutet dies: Anrufaufzeichnungen, Transkriptionen, Anrufernamen und Telefonnummern sind allesamt personenbezogene Daten, die den DSGVO-Regeln unterliegen.
Wichtige DSGVO-Pflichten für geschäftliche Telefonsysteme umfassen: Anrufer darüber zu informieren, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, den Zweck und die Rechtsgrundlage der Aufzeichnung zu nennen, Daten sicher auf EU-Servern zu speichern und einen Mechanismus bereitzustellen, mit dem Personen die Löschung ihrer Daten beantragen können.
Ringuno ist DSGVO-first konzipiert. Jedes Gespräch beginnt mit einer automatischen KI-Offenlegung: Der Anrufer wird informiert, dass er mit einem KI-Assistenten spricht und das Gespräch aufgezeichnet werden kann. Anrufdaten werden ausschließlich auf EU-Servern gespeichert, und Ringuno stellt Datenverwaltungstools im Dashboard bereit.
Verstöße gegen die DSGVO können mit Bußgeldern von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro bestraft werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus erwarten Anrufer zunehmend einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten – DSGVO-Konformität ist auch ein Vertrauenssignal.
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KI-Rezeptionist
Ein KI-Rezeptionist ist ein Softwaresystem, das Anrufe automatisch entgegennimmt, Anfragen beantwortet und Nachrichten weiterleitet – rund um die Uhr, ohne menschlichen Operator.
Anrufaufzeichnung
Anrufaufzeichnung ist die automatische Aufnahme von Telefongesprächen zur späteren Wiedergabe, Qualitätskontrolle, Schulung oder rechtlichen Dokumentation.
Virtuelle Rufnummer
Eine virtuelle Rufnummer ist eine Telefonnummer, die nicht an eine physische Leitung oder SIM-Karte gebunden ist, sondern Anrufe über das Internet an jedes konfigurierte Gerät oder System weiterleitet.